マンション売却に必要な書類と集め方を徹底解説《チェックリスト付》

「マンションを売却するのだけど、どんな書類が必要なのか分からない」

「マンション購入時はたくさん書類が必要だったけど、売却時にも集めなくちゃいけないの？」

マンション売却に必要な書類は予想以上にたくさんあり、全部揃えるのに手間取ってしまうことがありますが、事前に準備しておかないと、売却がスムーズに進まずに売却完了までの期間が延びてしまうだけでなく、契約自体ができずに売却できなくなる可能性もあります。

以下、売主側がマンション売却時に必要な書類を事前に準備しておくことで、滞りなくマンションの売却活動が行えます。

ただし、必要な書類が理解できても、必要なタイミングで書類を用意できなければ、マンション売却がスムーズに進まず意味がありません。

そこで、この記事では「不動産会社に売却の依頼をするときに必要な書類」と「買主との売買契約・引き渡し時に必要になる書類」のタイミング別に分けて詳しく解説していきます。

▼本記事を読めば分かること

• 不動産会社に売却を依頼するときに必要な書類の用途や入手方法
• 買主との売買契約・引き渡し時に必要になる書類の用途や入手方法
• 場合によって揃える必要がある書類の用途や入手方法
• マンション売却時の書類に関する注意点

マンション売却時の書類に関する注意点も合わせて説明するので、売主側も買主側も損しないように売却手続きを進めることができるようになります。最後までじっくりと読み進めてみてくださいね。

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1.マンション売却に必要な書類一覧

マンションを売却するときに売主は様々な書類を揃える必要があります。売却を進めるステップによって集めなければならない書類が違います。

まずは、マンションを売却する流れを確認しておきましょう。

上記の図でいうと、必要書類を揃えるタイミングは以下の通りです。

• 不動産会社に売却を依頼する
• 買主と売買契約を結ぶ
• 引き渡し

マンション売却の流れに沿ったタイミングごとに書類が必要になるため、慌てないためにも前もって準備しておきましょう。売主側が準備しなければならない必要書類の一覧は以下の通りです。

この一覧表を元に必要書類を揃えていきましょう。

2.不動産会社に売却の依頼をする時に必要な書類

マンション売却を進めていく際に、一番最初に書類を使うタイミングは、「不動産会社に売却の依頼をする」時です。不動産会社に売却を依頼する場合、以下のような用途で書類を必要とします。

• マンションの査定をする
• 不動産会社と売却の媒介契約を結ぶ

必ず必要になる書類と場合によって必要となる書類があります。集めなければならない書類が多いため、漏れのないようにチェックしておきましょう。

2-1.【必須】不動産会社に売却の依頼をする時に必ず必要になる書類《チェックリスト付き》

不動産会社にマンション売却を依頼するときに必ず準備しなければならない必要書類は、以下の5つです。

• 登記済権利証または登記識別情報
• 身分証明書
• 管理規約
• 固定資産税納税・都市計画税納税通知書
• 間取り図(図面集)

必要書類が分かりやすいように、チェックリストをつけておきます。

このチェックリストを活用して、これらの書類を集めていきましょう。

必要書類について、用途や入手先、紛失時の対応など下記で詳しく解説していきます。スムーズにマンション売却の依頼ができるように、確認しておきましょう。

2-1-1.登記済権利証または登記識別情報

引用：法務省：登記識別情報の見本

登記済権利証または登記識別情報とは、マンションの所有権取得の登記が完了したことを証明する書類です。不動産の登記情報が記載されている書類で、「権利証」と言えば聞き覚えがあるかもしれません。

マンションの査定時や売却依頼をするときに、「物件の所有者であるかどうか」権利の本人確認を行うときに使用します。

登記済権利証と登記識別情報通知書に違いはなく、2005年の改正不動産登記法が施行されたことをきっかけに、登記済権利証から登記識別情報という名前に変わりました。

これらの書類は法務局から登記名義人に発行される書類で、マンションを取得した時に司法書士に取得依頼をして送付してもらうものなので、手元に保管しているはずです。

これらの書類を紛失してしまった場合は、再発行はできません。以下の方法で対応しましょう。

• 本人確認のために登記所が郵送にて「事前通知」の手続きを行う方法
• 司法書士など資格代理人に本人確認の情報を提出してもらう方法

「事前通知」は、登記所が郵送にて本人確認を行う制度です。マンション売却の時の登記申請において、権利証を提示できない説明をすれば、登記名義人の住所に送付されます。この書類は、実印が必要なことと本人限定受取郵便で発送されることから、本人確認が可能となります。

ただし、事前通知が発送されてから2週間以内に申出をする必要があります。期間内に申出できないと、登記申請はできません。期日よりも早めに手続きを行いましょう。

また、司法書士など資格代理人に本人確認の情報を提出してもらう方法もあります。

司法書士が登記名義人と面談をして本人確認を行い書面を作成し、登記所に提出します。こちらの制度では、期日に迫られることはありません。ただし、司法書士へ手数料を払う必要があります。依頼先によって手数料は違いますが、5～10万円ほど必要です。

2-1-2.身分証明書

マンション売却の契約を結ぶ前に、本人確認を証明できるものが必要です。

• 運転免許証
• 健康保険証
• マイナンバーカード
• パスポート 

上記のように、本人特定が可能な名前・住所・生年月日が記載されているものを用意しておきましょう。

不動産会社は、マンション売却の権利を持つ本人に間違いないか身分証明書で確認をします。マンションの所有者名義が親子や兄弟など共有名義になっている場合は、共有者全員の身分証明書が必要です。

2-1-3.管理規約

管理規約は、マンションに住むときのルールが記載されている書類です。不動産会社が管理規約を把握しておくことで、内覧の際に伝えておくべき内容を確認することができます。管理規約は、マンションの管理組合(理事会)での取り決めについて書かれている書類です。

• 管理組合
• 管理費
• 修繕積立金
• マンションの修繕計画
• トラブルへの対処   ……など

上記の内容が記載されており、マンションの購入希望者が、購入後にかかる維持費や注意事項、修繕計画などを判断するために必要です。

買主にとって希望する暮らしができるかどうか判断するために重要になってくる書類なので、不動産会社と売却の契約をするときに提示しておく必要があります。

管理規約は、マンション取得時にもらい手元に保管している書類です。もし、マンションの管理規約の書類が手元にない場合は、マンションの管理会社が保有しています。紛失してしまった場合は、不動産会社が手配してくれるので、紛失した旨を伝えておきましょう。

2-1-4.固定資産税納税・都市計画税納税通知書

固定資産税は、マンションや建物などの「固定資産」に課せられる税金のこと。都市計画税は、市街化区域内にマンションなどの不動産を所有している人に課せられる税金のことです。

これらの税金は、マンションの引き渡し時期に応じた税金を売主と買主で按分し支払います。それぞれの負担額を算出してもらうために、仲介の不動産会社に提示します。

市区町村で時期が異なりますが、5～6月頃に郵送で送られてきます。

固定資産税・都市計画税納税通知書は、再発行ができません。納税通知書を再発行すると、納税義務者に2回賦課処分を行ったことになってしまうからです。大切に保管しておきましょう。

もし、紛失してしまった場合は、市区役所(税事務所)で納税通知書の代わりに「固定資産評価証明書」を発行してもらう必要があります。

「固定資産評価証明書」の発行には、本人確認ができる書類が必要です。

• 運転免許証やパスポートなど顔つきのもの
• 国民健康保険や介護保険などの被保険者証、年金手帳 ……など

顔つきのものであれば、本人確認ができる書類を1種類。顔つきでないものであれば本人確認ができる書類の中から2種類準備しましょう。

費用は市区役所によって違いますが、300～400円ほど必要です。

2-1-5.間取り図(図面集)

間取り図は、不動産会社が販売活動を行うときに、WEBサイトや住宅情報誌、チラシ広告に掲載します。それだけでなく、間取り図に記載されている面積から、売却価格や販売価格を査定するときに必要です。

中古マンションの購入を検討している方は、購入後にリノベーションをする方も多くいます。リノベーション前提で購入したとしても、間取り図で構造を知ることは大事です。

例えば、窓の位置は共有部分になるため、リノベーションできないことが多いです。そのため、窓の位置が東向きか南向きかどうか変わるだけでライフスタイルも異なってきます。

事前に間取り図で構造が分かることで、窓の位置を活かすリノベーションを購入希望者に提案することができ、売却活動に繋げる材料にすることができます。

取引や契約時に不可欠な書類というわけではありませんが、査定時や情報を掲載するときに必須となる書類です。

マンションを購入した時に取得している書類ですが、紛失してしまった場合は不動産会社にその旨を伝えましょう。間取りは、管理会社でも保有しているため、不動産会社でも手配してくれます。

2-2.【場合によって必要】不動産会社に売却の依頼をする時に必要な書類

次は、不動産会社に売却の依頼をするときに、場合によって必要となる書類を解説します。

ここで紹介する書類は、以下の通りです。

• 住宅ローン返済予定表(ローン償還表)
• マンション購入時のパンフレット
• 耐震診断報告書・アスベスト使用調査報告書
• 建設住宅性能評価書

チェックリストを活用して、必要になるケースであれば書類を集めていきましょう。

必要になるケースやあればマンション売却時に役に立つ書類もあるので、確認しておいてくださいね。

2-2-1.住宅ローン返済予定表(ローン償還表)

マンションを売却するときに、住宅ローンが残っている際に必要になる書類です。

不動産売却を行うとき、原則として「住宅ローン全額を一括返金しなければならない」という条件があります。物件を売却したお金や貯金で住宅ローンの残債を支払えるかどうか確認するために、不動産会社に提示を求められることがあります。ローンの残債を伝えるために必要なので、準備しておきましょう。

住宅ローン返済予定表は、購入したマンションの引き渡しを受けた2～10日前後で金融機関から届いているため、手元にあるはずです。

もし、紛失してしまった場合は、金融機関で再発行をしてもらいます。金融機関によって異なりますが、再発行手数料約1000円が必要です。本人確認が取れる免許証や健康保険証、返済用の預金口座通帳印なども準備して住宅ローンを利用している店舗で再発行の手続きを行いましょう。

2-2-2.マンション購入時のパンフレット

新築で購入した時に、マンションのデベロッパーが作成したパンフレットが残っている場合は、不動産会社に渡しておきましょう。

仲介する不動産会社の営業ツールとして利用できるからです。パンフレットには、物件の間取り図や住宅設備の詳細、最寄り駅やスーパーなどの周辺情報が書かれています。

買主を募集するために打ち出す広告作りや物件を売るときの提案の材料となるため、あれば提出しておきたい書類です。

2-2-3.耐震診断報告書・アスベスト使用調査報告書

耐震診断報告書やアスベスト使用調査報告書を取得しているのであれば、マンション売却時に必要となる書類です。

とくに耐震診断報告書は、1981年の新耐震基準が導入される前のマンションを売却するときに求められることがあります。

マンションを購入した時にもらってないのであれば、準備する必要はありません。どちらの種類も一般的なマンションでは、調査を行う義務はないので手元に書類がないケースも多いです。

ただし、耐震診断やアスベスト使用の調査を実施しているかどうかは買主に伝える義務があり、実施の有無は「重要事項説明書」に記載されています。

マンションを購入した時に診断書をもらっているのであれば、提出が必要な書類であるということを知っておきましょう。

2-2-4.建設住宅性能評価書

引用：国土交通省 建設住宅性能評価書のイメージ

建設住宅性能評価書は、第三者評価機関が評価した書類で、その住宅の耐震性や耐久性、省エネ性が一目でわかるようになっています。

築25年以上が経過したマンションは、原則として住宅ローン控除を利用することができません。住宅ローン控除とは、簡単に言うと「マンションなどの住まいを購入した際に、年末時点でのローン残高の1％が入居時から10年間にわたって控除される制度」のことです。住宅ローン控除が使えないとなると、購入希望者にとって不利になりますよね。

しかし、建設住宅性能評価書があると、築25年以上経過したマンションであっても、買主は住宅ローン控除を利用できます。

築25年を超えたマンションでも住宅の耐震性など優れている箇所の評価がわかり、住宅ローン控除も取得できるという点で購入希望者にとって安心できる材料となるため、売却に有利に働きます。

マンションを売却するうえで必ず必要になるものではありませんが、手元にある場合は不動産会社に提示して販売活動に活かしてもらうのがおすすめです。

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3.買主との売買契約・引き渡し時に必要な書類

マンション売却を進めていく中で、次に書類が必要になるタイミングは、買主との売買契約と物件を引き渡すときです。

• 売買契約を結ぶ
• 移転登記を行う

上記の2点の際に使用する書類が必要です。

3-1.【必須】買主との売買契約・引き渡し時に必ず必要な書類《チェックリスト付き》

買主との売買契約や引き渡し時に必ず必要になる書類は、以下の5つです。

• 登記済権利証または登記識別情報
• 身分証明書
• 印鑑登録証明書と実印
• 固定資産評価証明書
• 預金通帳

不動産会社に売却の依頼をする時に必要となる書類と被るものもあるため集める書類自体は多くありませんが、ここで書類が揃わないと肝心の売却までに至りません。

上記のチェックリストを活用して、準備できるように確認しておいてくださいね。

3-1-1.登記済権利証または登記識別情報

登記済権利証や登記識別情報は、買主との売買契約のときにも必要です。

マンションを売却した時に、所有者を売主から買主へと移転登記を行う際に必要になる書類です。必ず準備しておきましょう。

紛失時の手続きや詳しい説明は、2-1-1の章をご覧ください。

3-1-2.付帯設備表

付帯設備表は、不動産にどのような設備がついていて、それぞれ故障や不具合がないかをくわしく記載した表です。

契約時にこの書面を交わしておくことで、物件引き渡し後のトラブルを防ぐことができるため、不動産売買では非常に重要な書類です。

実際に記入するのは売主自身となり、売買契約時までに完成させておく必要があります。

不動産会社や加盟団体ごとに書式が異なるため、不動産会社から書類をもらい、記載後は内容に誤りがないかなど不動産会社に確認してもらうとよいでしょう。

付帯設備表に関する詳しい内容はこちらの記事をご覧ください。

3-1-3.物件状況報告書

物件状況報告書は、建物や土地自体の状態を買主に知らせるもので、付帯設備表とセットで扱われる書類です。

• 建物の腐食、傾き
• 給排水管の故障、漏水
• 境界、越境
• 増改築、修繕、リフォーム履歴
• 住宅性能評価
• 耐震診断
• 周辺環境
• 建物新築時の資料

といった、物件の状態の具体的な様子やその証明などを売主自身で記載する必要があります。正確に記載する必要があるため、きちんと時間を取り、仲介担当者のサポートを受けながら丁寧に記載しましょう。

3-1-2.身分証明書

マンションの売買契約や引き渡し時にも身分証明書が必要です。

• 売買契約を結ぶときに買主へ本人確認を行う
• 移転登記を依頼するとき、司法書士に提示する

上記のシーンで身分証明書を利用します。

2-1-2でも説明した通り、本人確認ができる運転免許証や健康保険証、マイナンバーカードなどを準備しておきましょう。

3-1-3.印鑑登録証明書と実印

実印は、買主と売買契約を結ぶときに売買契約書に押印するときや引き渡し時の登記書類に押印するときに必要です。また、ここで使う実印が、役所で登録した印鑑であるかどうか証明する際に印鑑登録証明書が必要になります。

ここでの注意点は以下の2点。

• 印鑑登録証明書には有効期限3ヵ月以内のものを使う
• 身分証明書と同じく共有名義の場合は、名義者全員のものが必要

印鑑登録証明書は、発行してから3ヵ月以内のものでないと利用できません。3ヵ月以上前に発行した印鑑証明書は使うことができないので、売買契約を行うタイミングで発行してもらいましょう。

また、身分証明書と同じく共有名義の場合は、名義者全員の印鑑証明と実印が必要になります。もれの無いように全員分準備しておきましょう。

印鑑登録証明は、各市区役所の窓口で発行できます。発行には、免許証などの本人確認ができる書類が必要です。役所によって手数料の額が違いますが、1通あたり300～400円掛かります。また、マイナンバーカードがあれば、コンビニやスーパーに設置されている証明書の自動交付端末(マルチコピー機等)から発行が可能です。

3ヵ月以内と有効期限があるので、売買契約を結ぶタイミングが決まった段階で取得しておきましょう。

3-1-4.固定資産評価証明書

固定資産評価証明書は、移転登記に必要な登録免許税の算出に必要です。

固定資産税は1月1日時点の所有者に年間の固定資産税が課税されます。マンションなどの不動産の売買が行われたときは、売却時期によって調節が行われて、売主に返金されます。

登記申請書を提出する際に、固定資産評価証明書の原本の添付が必要なので、必ず用意しておきましょう。

固定資産評価証明書は、2-1-4でも説明しましたが、市区役所の税事務所で発行してもらえます。本人確認ができる書類と手数料の300～400円ほど必要です。必ず取得しておきましょう。

3-1-5.預金通帳

マンションの売却金の振込先を買主へ伝えるために、口座番号が分かる預金通帳が必要です。売却代金のやり取りは、大金が動くためほとんどの場合は銀行振り込みになります。

支店番号や口座番号の伝え間違いなどが起こってしまうと、お金が振り込まれません。そのようなミスを防ぐためにも預金通帳を用意し、金融機関名や支店名、支店番号、口座種別、口座番号の確認を複数人で行い取り違いがないようにしておきましょう。

3-2.【場合によって必要】買主との売買契約・引き渡し時に「住民票の写し」か「戸籍附票」が必要になることがある

買主との売買契約や引き渡し時に、「住民票の写し」もしくは「戸籍附票」が必要になることがあります。下記のチェックリストで確認してみてください。

もっと詳しく説明すると、所有者の移転登記をする際に、売却するマンションの登記上の住所と現住所が違う場合に準備する必要があります。

例えば、転勤などで既に新しい住所に移り、住民票を新住所に移した方は住民票を準備してください。

ここで気を付けておきたいことは、住民票の写しには、現住所に移る直前の住所しか記載されていないということです。

マンション売却を行うまでに、1回の引っ越しをした方は「住民票の写し」を用意してください。マンション売却するまでに転勤などで複数回引っ越しを行っている場合は、すべての住所履歴が掲載されている「戸籍附票」が必要になります。

住民票の写しは、印鑑登録証明書と同じく市区役所で取得可能です。マイナンバーカードがある場合は、コンビニなどの証明書の自動交付端末(マルチコピー機等)で取得しましょう。

戸籍附票は、本籍を置いてある市区町村で申請する必要があります。現在住んでいる市区町村に本籍がない場合、郵送での請求が可能です。以下の書類を本籍がある市区役所へ送付しましょう。

• 本籍のある市区町村の役所のホームページで申請書を印刷し、必要事項を記載
• 手数料分(約300～400円/自治体によって違う)の郵便局の定額小為替証書
• 返信用封筒(戸籍附票の送り先を記載して切手を貼る)
• 本人確認のための身分証(運転免許証等)の写しを添付

手数料や申請書は自治体によって違うので、本籍のある市区町村の役所のホームページを確認の上、請求してくださいね。

4.マンション売却時の書類に関する注意点

マンション売却時に必要な書類を揃えて、円滑に売却を行いたいですよね。ここでは、マンション売却時の書類に関する注意点を解説していきます。

• 必要書類があるかどうか抜け漏れのないように確認する
• 物件状況報告書(告知書)にすべて記載する
• 重要事項説明書の内容を売主側も確認しておく

見落としがちな項目もあります。売主側も買主側も不利益が発生して後悔しないように、上記の注意点について確認しておきましょう。

4-1.必要書類があるかどうか抜け漏れのないように確認する

マンション売却時に必要な書類は、抜け漏れのないように確認しておきましょう。

必須のものが揃っていないと、契約が滞り売却までに時間が掛かってしまったり、売却自体できなくなる可能性があります。

印鑑登録証明書や固定資産評価証明書などを忘れていた場合、平日であれば役所ですぐ取得できます。しかし、すぐに揃えられない書類もあります。

例えば、登記識別情報の紛失に気が付き、事前通知書を取得するとなると2週間から1ヶ月以上と時間が掛かります。登記識別情報がないとマンションの所有者を証明できないだけでなく、移転登記の手続きができないため、売買契約ができません。

必要書類が揃わないと、マンション売却に関する契約がストップしてしまい、売却時期がずれ込んでしまいます。買主にも迷惑をかけてしまうため、最悪売却できずに終わってしまうこともあるかもしれません。

必要書類が揃っているかどうか、自分だけで確認するのが不安な場合は、不動産会社の営業担当者と一緒に確認しておきましょう。

4-2.物件状況報告書(告知書)にすべて記載する

マンションを売却するときに、物件や周囲環境に関する不具合がないかどうか、物件の瑕疵(欠陥)を買主に伝える告知義務があります。

物件状況報告書は、売主自ら揃える必要はない書類ですが、仲介の不動産会社から記載を求められる書類です。

水回りやマンションの付帯設備に故障はないかなど、知っている情報を記載しましょう。

主に、以下のような内容を記載します。

• 物理的瑕疵：雨漏りなどの履歴や耐震強度不足など
• 法律的瑕疵：法令上の建築制限が課されている場合など使用収益に法律上制限がある
• 環境的瑕疵：騒音の有無、周辺環境などに問題がある
• 心理的瑕疵：自殺や殺人など心理的嫌悪感がある

マンション売却時に不利になることですが、知っていたにもかかわらず告知していないことが後から分かると賠償責任や物件の修補を求められることがあります。

不動産会社に物件状況報告書の記載を求められた際は、売却後にトラブルを起こさないためにも、必ず知っていることを記載しておきましょう。

4-3.重要事項説明書の内容を売主側も確認しておく

重要事項説明書は、物件状況報告書と同じく、売主が準備する必要のない書類です。しかし売買契約をする前に、不動産会社は買主に物件情報や取引条件に関わる重要事項説明書を記載し説明しなければなりません。

重要事項説明書は、買主の保護のための情報を記載した書類で、売買契約前に告知する義務があります。売主が告知した物件状況報告書をもとに、瑕疵情報を記載し説明してくれます。

このように重要事項説明は、買主に対してのものですが、売主もあらかじめ書かれている内容を確認しておくことをおすすめします。

なぜなら、売主が告知した「瑕疵や告知書の内容が売却する時に不利になって売れないかも」と、記載しない悪質な不動産会社があるからです。そうなってしまうと、あなたが不動産会社に告知したにもかかわらず、責任を問われて買主から賠償請求をされてしまう恐れがあります。

あなたの身を守るためにも、マンションの売買契約を行う前に、重要事項説明書の内容を必ず確認しておきましょう。

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5.まとめ

いかがでしたでしょうか。マンションを売却するために必要な書類が分かり、準備できるようになったと思います。

マンションの売却を進めるステップ別に、集めなければならない必要な書類があります。そのタイミングに書類を揃えておかないと、売却手続きが滞り、スムーズに売却活動を行えません。

マンション売却までの流れは以下の通りです。

1. 不動産会社に売却の依頼をする
2. 販売活動
3. 買主と売買契約を結ぶ
4. 決済
5. 引き渡し

このような流れで行います。

書類が必要になるタイミングは、以下の3つのシーンです。

• 不動産会社に売却の依頼をする
• 買主と売買契約を結ぶ
• 引き渡し

最後に、マンション売却時に準備しなければならない必要な書類のチェックリストをもう一度まとめておきます。

▼不動産会社に売却の依頼をする時に必要な書類

▼買主と売買契約・引き渡し時に必要な書類

これらの書類が揃っているか必ず確認しておきましょう。

マンション売却時の書類に関する注意点は、以下の通りです。

• 抜け漏れのないように必要書類があるかどうか確認する
• 物件状況報告書(告知書)にすべて記載する
• 重要事項説明書の内容を売主側も確認しておく

マンション売却は大きな金額が動きます。売主・買主どちらにも不利益がないように上記の3つもチェックしておきましょう。

この記事を参考に、マンション売却のために必要な書類を準備でき、スムーズに売却が進むことを願っています。

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